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Legal · FoodsMas

Privacy Policy

How FoodsMas collects, uses and protects the personal data of buyers, suppliers and visitors — under Colombian data protection law (Law 1581 of 2012) and, where applicable, the EU General Data Protection Regulation (GDPR).

Effective date: July 1, 2026 Applies to foodsmas.com and its forms B2B only

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Who we are (data controller)

FoodsMas is a Colombian B2B exporter of fresh exotic fruit and processed ingredients, supplying importers and distributors in Europe. For the purposes of this policy, the data controller is:

FoodsMas operates a business-to-business model. This website and its forms are directed at companies — importers, distributors, growers and processors — not at consumers.

02

What data we collect

Data you give us directly

  • Buyer inquiries and quote requests: company name, contact name, business email or WhatsApp number, product(s) of interest, indicative volumes, preferred Incoterm and destination market.
  • Supplier applications: company or producer name, contact details, product and category, location, and the status of your registrations and certifications (e.g., ICA, INVIMA, BPA, BPM, HACCP) as you declare them.
  • Self-diagnostic tool: the answers you select and the resulting readiness score, when you choose to submit them together with your contact details.
  • Market Intelligence registration: contact details, fruits you export and target markets, used to activate access to the ProduceData platform.
  • Direct communications: the content of messages you send us by email, contact form or WhatsApp.

Data collected automatically

  • Basic technical data generated when you browse the site (IP address, browser type, pages visited), through strictly necessary cookies only. See section 08.
What we do not collect: we do not request or process sensitive personal data (health, biometrics, beliefs), payment card details through this website, or data about children. Prices are never calculated or published online; quotes are prepared and confirmed in writing.

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Why we use it and on what legal basis

  • To respond to your inquiry or quote request — legal basis: steps prior to entering into a contract, at your request (GDPR art. 6.1.b), and your prior authorization under Colombian Law 1581 of 2012.
  • To evaluate supplier applications and confirm eligibility for our programs (Vuelo Directo channel, Export Service) — legal basis: pre-contractual steps and prior authorization.
  • To coordinate export operations you request, including quality, documentation and logistics coordination with certified partners — legal basis: performance of the agreed service.
  • To refer you, with your consent, to specialized allied firms for registrations and certifications — legal basis: your explicit consent, given case by case.
  • To activate your access to Market Intelligence (ProduceData) when you register for it — legal basis: performance of the service you requested.
  • To send you relevant commercial information about our products and services, where you have opted in — legal basis: consent, which you can withdraw at any time.
  • To comply with legal obligations, including Colombian foreign-trade, tax and exchange regulations — legal basis: legal obligation.

We do not use your data for automated decision-making with legal effects, and we never sell personal data.

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Who we share data with

FoodsMas operates as a coordination agent and shares personal data only when necessary to deliver the service you requested:

  • Allied specialized firms (e.g., for ICA/BPA or INVIMA/BPM matters): only with your prior consent, when you ask us to coordinate a referral. These firms quote and invoice you directly and act as independent controllers of the data they receive.
  • Certified operational partners involved in an export operation you contract (processing, packing, logistics providers), limited to the contact and operational data each one needs.
  • ProduceData (producedata.online), to activate Market Intelligence access you request.
  • Communication and IT providers: WhatsApp (Meta Platforms) when you contact us through that channel, our email provider, and our website hosting provider.
  • Authorities, when required by Colombian law or a lawful request.
About WhatsApp: when you write to us on WhatsApp, your use of that channel is also governed by WhatsApp's own terms and privacy policy (Meta Platforms). If you prefer, you can always contact us by email or through the website form instead.

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International data transfers

FoodsMas is established in Colombia, and your data is processed there. If you contact us from the European Economic Area or the United Kingdom, this means your data is transferred outside the EEA/UK to a country that has not received an adequacy decision from the European Commission.

We limit these transfers to what is necessary to respond to your inquiry and perform the service you request (GDPR art. 49.1.b), and we apply the security measures described in section 09. Where a recurring relationship makes it appropriate, we can put additional contractual safeguards in place with your organization.

Given the occasional, business-to-business nature of this processing, FoodsMas has not appointed a representative in the EU under GDPR art. 27 (exemption of art. 27.2). Data subjects in the EEA/UK can address any request directly to legal@foodsmas.com.

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How long we keep your data

  • Inquiries that do not become a commercial relationship: up to 2 years after the last contact, so we can follow up on your request and respond if you write again.
  • Commercial and operational records: for the duration of the relationship and afterwards for the periods required by Colombian commercial, tax and foreign-exchange law.
  • Marketing consent records: until you withdraw consent, plus proof of the consent itself where legally required.

When data is no longer needed, we delete it or anonymize it.

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Your rights

If you are in Colombia · Law 1581 of 2012

Habeas data rights

  • Know, update and rectify your personal data.
  • Request proof of the authorization you granted.
  • Be informed about how your data has been used.
  • Revoke your authorization and request deletion, where no legal or contractual duty requires us to keep the data.
  • File complaints with the Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) — sic.gov.co.

We answer consultations within 10 business days and claims within 15 business days, as provided by law.

If you are in the EEA or UK · GDPR

GDPR rights

  • Access, rectification and erasure of your data.
  • Restriction of processing and objection to it.
  • Data portability, where applicable.
  • Withdraw consent at any time, without affecting prior processing.
  • Lodge a complaint with your local supervisory authority.

To exercise any right, write to legal@foodsmas.com indicating your name, the right you wish to exercise and the email or phone number you used with us. We may ask for reasonable verification of your identity.

08

Cookies and analytics

The site uses only cookies strictly necessary for it to function — session, security and form-operation cookies set by our WordPress installation. We do not use third-party analytics, advertising pixels or tracking cookies, which is why the site does not display a cookie consent banner.

If this changes: should any analytics or measurement tool be installed in the future, this section will be updated with the specific inventory before the tool is activated, and consent will be requested where legally required.

You can also control cookies through your browser settings, including deleting existing cookies and blocking new ones.

09

Security

We apply reasonable technical and organizational measures to protect personal data against loss, unauthorized access and misuse — including transport encryption (HTTPS) on the website, restricted access to form submissions, and confidentiality commitments with the partners involved in each operation. No system is completely secure, but we review our measures as the business grows.

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Minors

This website and our services are strictly business-to-business and are not directed at persons under 18. We do not knowingly collect data from minors; if you believe a minor has provided us data, contact us and we will delete it.

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Changes to this policy

We may update this policy to reflect legal or operational changes. The current version will always be published on this page with its effective date. Substantial changes affecting how we use data already collected will be communicated through the contact channel you used with us.

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How to contact us

Questions about your data?

Write to legal@foodsmas.com or on WhatsApp at +57 311 509 6180. We reply within one business day, Monday–Friday, COT (GMT-5), in English or Spanish.

Legal · FoodsMas

Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

Cómo FoodsMas recolecta, usa y protege los datos personales de compradores, proveedores y visitantes — conforme a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015 (Colombia) y, cuando aplica, el Reglamento General de Protección de Datos de la UE (RGPD).

Fecha de entrada en vigor: 1 de julio de 2026 Aplica a foodsmas.com y sus formularios Solo B2B

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Quiénes somos (responsable del tratamiento)

FoodsMas es un exportador B2B colombiano de fruta exótica fresca e ingredientes procesados, que atiende importadores y distribuidores en Europa. Para efectos de esta política, el responsable del tratamiento es:

FoodsMas opera un modelo exclusivamente empresa-a-empresa. Este sitio y sus formularios están dirigidos a empresas — importadores, distribuidores, productores y transformadores —, no a consumidores.

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Qué datos recolectamos

Datos que nos entregas directamente

  • Consultas y cotizaciones de compradores: nombre de la empresa, nombre de contacto, correo o WhatsApp de negocio, producto de interés, volúmenes indicativos, Incoterm preferido y mercado de destino.
  • Postulaciones de proveedores: nombre de la empresa o del productor, datos de contacto, producto y categoría, ubicación, y el estado de tus registros y certificaciones (ICA, INVIMA, BPA, BPM, HACCP) según lo declares.
  • Autodiagnóstico de brechas: las respuestas que seleccionas y el resultado del diagnóstico, cuando decides enviarlos junto con tus datos de contacto.
  • Registro en Inteligencia de Mercado: datos de contacto, frutas que exportas y mercados objetivo, usados para activar tu acceso a la plataforma ProduceData.
  • Comunicaciones directas: el contenido de los mensajes que nos envías por correo, formulario o WhatsApp.

Datos recolectados automáticamente

  • Datos técnicos básicos generados al navegar el sitio (dirección IP, tipo de navegador, páginas visitadas), únicamente mediante cookies estrictamente necesarias. Ver sección 08.
Lo que no recolectamos: no solicitamos ni tratamos datos sensibles (salud, biometría, creencias), ni datos de tarjetas de pago a través de este sitio, ni datos de menores de edad. Los precios nunca se calculan ni se publican en línea; toda cotización se prepara y se confirma por escrito.

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Para qué los usamos y con qué base legal

  • Responder tu consulta o solicitud de cotización — base legal: gestiones precontractuales a tu solicitud y tu autorización previa conforme a la Ley 1581 de 2012.
  • Evaluar postulaciones de proveedores y confirmar tu elegibilidad para nuestros programas (canal Vuelo Directo, Servicio de Exportación) — base legal: gestiones precontractuales y autorización previa.
  • Coordinar las operaciones de exportación que contratas, incluida la coordinación de calidad, documentación y logística con aliados certificados — base legal: ejecución del servicio acordado.
  • Referirte, con tu consentimiento, a firmas aliadas especializadas para trámites de registros y certificaciones — base legal: tu consentimiento explícito, caso por caso. Recuerda que FoodsMas nunca tramita registros a tu nombre; las firmas aliadas te cotizan y facturan directamente.
  • Activar tu acceso a Inteligencia de Mercado (ProduceData) cuando te registras — base legal: ejecución del servicio que solicitaste.
  • Enviarte información comercial relevante sobre nuestros productos y servicios, cuando lo has autorizado — base legal: consentimiento, revocable en cualquier momento.
  • Cumplir obligaciones legales, incluidas las normas colombianas de comercio exterior, tributarias y cambiarias — base legal: obligación legal.

No usamos tus datos para decisiones automatizadas con efectos legales, y nunca vendemos datos personales.

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Con quién compartimos datos

FoodsMas opera como agente de coordinación y comparte datos personales solo cuando es necesario para prestar el servicio que solicitaste:

  • Firmas aliadas especializadas (por ejemplo, para asuntos ICA/BPA o INVIMA/BPM): únicamente con tu consentimiento previo, cuando nos pides coordinar la referencia. Estas firmas te cotizan y te facturan directamente, y son responsables independientes de los datos que reciben.
  • Aliados operativos certificados que intervienen en una operación de exportación que contratas (transformación, empaque, logística), limitado a los datos de contacto y operativos que cada uno necesita.
  • ProduceData (producedata.online), para activar el acceso a Inteligencia de Mercado que solicitas.
  • Proveedores de comunicación y tecnología: WhatsApp (Meta Platforms) cuando nos escribes por ese canal, nuestro proveedor de correo y el hosting del sitio web.
  • Autoridades, cuando lo exige la ley colombiana o un requerimiento legítimo.
Sobre WhatsApp: cuando nos escribes por WhatsApp, el uso de ese canal se rige también por los términos y la política de privacidad de WhatsApp (Meta Platforms). Si lo prefieres, siempre puedes contactarnos por correo o por el formulario del sitio.

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Transferencias internacionales

FoodsMas está establecida en Colombia y tus datos se tratan allí. Si nos contactas desde el Espacio Económico Europeo o el Reino Unido, esto implica una transferencia de tus datos fuera del EEE/Reino Unido hacia un país que no cuenta con decisión de adecuación de la Comisión Europea.

Limitamos estas transferencias a lo necesario para responder tu consulta y ejecutar el servicio que solicitas (art. 49.1.b del RGPD), y aplicamos las medidas de seguridad descritas en la sección 09. Cuando una relación recurrente lo amerite, podemos acordar salvaguardas contractuales adicionales con tu organización.

Dado el carácter ocasional y estrictamente empresa-a-empresa de este tratamiento, FoodsMas no ha designado un representante en la UE conforme al art. 27 del RGPD (exención del art. 27.2). Los titulares en el EEE/Reino Unido pueden dirigir cualquier solicitud directamente a legal@foodsmas.com.

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Cuánto tiempo conservamos tus datos

  • Consultas que no se convierten en relación comercial: hasta 2 años después del último contacto, para dar seguimiento a tu solicitud y responder si vuelves a escribirnos.
  • Registros comerciales y operativos: durante la relación y, después, por los plazos que exige la normativa comercial, tributaria y cambiaria colombiana.
  • Registros de consentimiento comercial: hasta que lo revoques, más la prueba del consentimiento cuando la ley lo exige.

Cuando los datos dejan de ser necesarios, los eliminamos o los anonimizamos.

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Tus derechos

Si estás en Colombia · Ley 1581 de 2012

Derechos de habeas data

  • Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada.
  • Ser informado sobre el uso que se ha dado a tus datos.
  • Revocar la autorización y solicitar la supresión, cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlos.
  • Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) — sic.gov.co.

Respondemos consultas en máximo 10 días hábiles y reclamos en máximo 15 días hábiles, conforme a la ley.

Si estás en el EEE o Reino Unido · RGPD

Derechos RGPD

  • Acceso, rectificación y supresión de tus datos.
  • Limitación del tratamiento y oposición al mismo.
  • Portabilidad de datos, cuando aplique.
  • Retirar el consentimiento en cualquier momento, sin afectar el tratamiento previo.
  • Reclamar ante tu autoridad de control local.

Para ejercer cualquier derecho, escribe a legal@foodsmas.com indicando tu nombre, el derecho que deseas ejercer y el correo o teléfono que usaste con nosotros. Podemos pedir una verificación razonable de tu identidad.

08

Cookies y analítica

El sitio usa únicamente cookies estrictamente necesarias para su funcionamiento — cookies de sesión, seguridad y operación de formularios generadas por nuestra instalación de WordPress. No usamos analítica de terceros, píxeles publicitarios ni cookies de rastreo, por lo que el sitio no muestra un banner de consentimiento de cookies.

Si esto cambia: si en el futuro se instala una herramienta de analítica o medición, esta sección se actualizará con el inventario específico antes de activarla, y se solicitará consentimiento cuando la ley lo exija.

También puedes controlar las cookies desde la configuración de tu navegador, incluidas la eliminación de cookies existentes y el bloqueo de nuevas.

09

Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos personales contra pérdida, acceso no autorizado y uso indebido — incluido cifrado de transporte (HTTPS) en el sitio, acceso restringido a los envíos de formularios y compromisos de confidencialidad con los aliados que intervienen en cada operación. Ningún sistema es completamente seguro, pero revisamos nuestras medidas a medida que el negocio crece.

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Menores de edad

Este sitio y nuestros servicios son estrictamente empresa-a-empresa y no están dirigidos a menores de 18 años. No recolectamos deliberadamente datos de menores; si crees que un menor nos ha entregado datos, contáctanos y los eliminaremos.

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Cambios en esta política

Podemos actualizar esta política para reflejar cambios legales u operativos. La versión vigente estará siempre publicada en esta página con su fecha de entrada en vigor. Los cambios sustanciales que afecten datos ya recolectados se comunicarán por el canal de contacto que usaste con nosotros.

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Cómo contactarnos

¿Preguntas sobre tus datos?

Escribe a legal@foodsmas.com o por WhatsApp al +57 311 509 6180. Respondemos en un día hábil, lunes a viernes, COT (GMT-5), en español o inglés.